وقتی سفارش دیر می‌رسد، سرویس قطع می‌شود یا خطایی پیش می‌آید، نوع عذرخواهی ما تعیین می‌کند مشتری می‌ماند یا می‌رود. این پرامپت یک پیام عذرخواهی صادقانه و حرفه‌ای می‌سازد که اول مشکل را بدون بهانه می‌پذیرد، بعد کوتاه توضیح می‌دهد چه شده، راه‌حل را می‌گوید و در پایان یک جبران مشخص پیشنهاد می‌دهد.
در متن تأکید شده که از جمله‌های کلیشه‌ای و دفاعی استفاده نشود. نتیجه پیامی است که مشتری حس می‌کند شنیده شده و نه فقط «تسکین» داده شده.
چند نکته برای نتیجه‌ی بهتر: جبران را واقعا مشخص بنویس، مثلا تخفیف ۱۰ درصدی یا ارسال رایگان. اگر مشکل هنوز حل نشده، زمان تقریبی حل‌شدنش را بگو. پیام را قبل از فرستادن یک بار بخوان.
اگر مشتری خیلی عصبانی است، بعد از ارسال پیام یک تماس تلفنی هم بگیر؛ صدای انسان گاهی بیشتر از هر متنی آرامش می‌دهد.
پرامپت پیام عذرخواهی از مشتری بعد از تأخیر یا مشکل
پیام عذرخواهی صادقانه و حرفه‌ای به مشتری ناراضی: پذیرفتن مشکل، توضیح کوتاه، راه‌حل و جبران.
پیش از ساخت: مشکل و راه‌حلی که می‌دهی را بنویس؛ برای مشتری حقیقی همان را بفرست.
متن کامل پرامپت؛ روی تکه‌های خط‌دار بزن تا توضیحش را ببینی
تو مسئول ارتباط با مشتریان یک کسب‌وکار هستی. یک پیام عذرخواهی کوتاه، صادقانه و حرفه‌ای برای یک مشتری ناراضی بنویس. مشکلی که پیش آمد: سفارش ۳ روز دیر ارسال شد راه‌حل و جبران ما: ارسال رایگان برای سفارش بعدی و پیگیری روزانه‌ی مرسوله قواعد: اول مشکل را بدون بهانه بپذیر، توضیح کوتاه بده، راه‌حل و جبران را روشن بگو و در پایان یک جمله‌ی مثبت بنویس. از جمله‌های کلیشه‌ای و دفاعی استفاده نکن و پیام از ۱۰۰ کلمه بیشتر نشود.
راهنمای ساخت
- «کپی» یا «با همین بساز»؟ «کپی» متن را با همان چیزهایی که در جاهای خالی نوشتی برمی‌دارد تا هر جا خواستی استفاده کنی. «با همین بساز» ابزار ساخت هوش نو را باز می‌کند و متن کامل را خودش در کادرش می‌نویسد؛ فقط دکمه‌ی ساخت را بزن.
- هر کلمه‌اش را پیش از ساخت می‌توانی عوض کنی
- ساخت ناموفق = برگشت خودکار اعتبار
سلام و وقت بخیر. بابت تأخیر ۳ روزه‌ی سفارش‌تان صمیمانه عذرخواهی می‌کنیم؛ این تأخیر از طرف ما بود. مرسوله اکنون در مسیر است و هر روز پیگیری می‌شود. برای جبران، سفارش بعدی شما ارسال رایگان خواهد داشت. ممنون از صبرتان.